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关于报送《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》的通知

金海工业园区管委会、七办一镇、区各部委办局、人民团体、企事业单位:

按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)第十二条 “各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行”的要求,从2018年起,我区各级机关要按国家档案局第8号令的《规定》,重新编制《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》。现将有关事项通知如下:

一、《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》编制框架

编制《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》必须依据本机关的职能进行编制,各单位档案大体分为文书档案(WS*、科技档案(KJ)、会计档案(KJ*、声像档案(SX*、实物档案(SW*、专业档案(ZY)、电子档案(DZ)、出版物档案(CB)等。各单位可根据单位档案存有的实际情况进行编制,有*号标识的为必编制项目,没有的为选择性编制项目。

二、各门类档案编制原则

(一)文书档案。文书档案分类方法主要有两种,一种是按机构分类,一种是按问题分类。各单位依据本单位的“三定”方案要求,有科室的按内设机构编制分类方案,没有科室的按问题编制分类方案。机关事业单位文件材料归档范围可以归纳为四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料;四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。各单位在梳理时可参考近三年来已整理档案的目录。保管期限参照国家档案局第8号令确定。(参照附件1

(二)科技档案。科技档案主要分为基建档案(JJ)、产品档案(CP)、科研档案(KY)、设备档案(SB)等。各立档单位根据本单位实际情况,从这四种类型中选择进行编制科技档案的分类方案、归档范围和保管期限表。如果没有科技档案的可不编制。

(三)会计档案。参照财政局、国家档案局《会计档案管理办法》。(参照附件2

(四)声像档案。声像档案主要有照片、录音、录像等类型的档案。大体都按年度—建设面貌类、人物类、会议类、视察检查类、业务活动类、荣誉类、文体活动类等进行分类,归档范围主要是反映本单位建设面貌,本单位的重要人物,本单位召开的各种会议,本单位开展的各项活动等形成的照片、录音、录像资料。保管期限根据重要程度确定。 

(五)实物档案。实物档案主要有奖牌、奖杯、证书、锦旗、印章、题词等。大体按年度进行分类。归档范围主要是本单位所有的。保管期限根据实物及实物的利用价值自行确定。

(六)专业档案。专业档案根据《国家基本专业档案目录》分为人事类、民生类、政务类、经济类、文化类等五大类,其中人事类有12种,民生类有14种,政务类有35种,经济类有30种,文化类有9种,共计100种。各单位可根据《国家基本专业档案目录》(见附件3)确定是否有专业档案,如果有的可参照行业部门要求进行编制。如果没有专业档案的可不编制。

(七)电子档案。电子档案主要按磁盘、磁带、光盘等分类。归档范围主要是本单位形成的。保管期限可根据里面的内容对照纸制档案进行确定。如果没有电子档案的可不编制。

三、报送备案时间及地点

审核备案时间定于2018810日——910日。审核备案办公室设在档案局119室。

四、有关要求

编制《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》,既关系到本机关工作效率和利益,又关系国家和公众利益,各部门应高度重视,组织力量,认真做好此项工作。该项工作的完成情况,将做为2018年度目标责任书考核的一项重点内容。各单位要切实根据本部门的工作实际,制定适用于本单位的《档案分类方案、归档范围和保管期限表》,按时按要求报送区档案局。

联系人:安琪、黄玲玲、赵丽彬;联系电话3821873

附件:1.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令)

2.《企业和其他组织会计档案保管期限表》

3.《国家档案局关于印发<国家基本专业档案目录(第一批)、(第二批)>的通知

2018810

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